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国家电网电力科学研究院信息系统安全实验室 <  Back to stories

国家电网上线8Manage一体化管理系统 实现外包项目规范化管理

上线 8Manage ERPI系统后,国家电网实验室电力科学研究院安全实验室从进度、文档、费用等强化对外包项目的管控,同时打通商务与项目管理,规范化管理外包业务,提升企业运行效率。
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背景
国家电网电力科学研究院信息系统安全实验室(以下简称“国家电网实验室”)是国家电网公司直属科研单位中国电力科学研究院设立的实验室。国家电网公司成立于2002年12月29日,是经国务院同意进行国家授权投资的机构和国家控股公司的试点单位,以建设和运营电网为核心业务,经营区域覆盖全国26个省(自治区、直辖市),覆盖国土面积的88%。中国电力科学研究院成立于1951年,是中国电力行业多学科、综合性的科研机构,主要从事超/特高压交直流输变电技术、电网规划分析及安全控制技术、输变电工程设计与施工技术、配用电技术以及新能源、新材料、电力电子、信息与通信、能效测评及节能等技术的研究,研究范围涵盖电力科学及其相关领域的各个方面。作为中国电力科学院下设实验室,国家电网实验室主要任务是开展信息系统安全防御与应急响应技术研究,信息安全测评与监控技术研究和信息安全战略、情报与标准研究。上线 8Manage ERPI系统后,国家电网实验室打通了商务与项目管理,提升企业运行效率。

关键问题
在致力信息系统安全技术研究的过程中,国家电网实验室还存在众多的外包项目。对于这些外包的项目,由于项目资料和运行信息全部掌握在外包商手上,国家电网实验室很难实时获知项目的实施情况,在外包项目的管控上容易出现问题。

首先,商务管理与项目管理流程脱节,两者无法很好地链接,财务人员无法及时进行相应的开发票、收款付款等财务行为,发票开具、应收付款出现延误,同时合同预算与项目实际费用容易出现偏差,达不到预期利润。

其次,项目掌握在供应商手中,从立项到执行再到收尾,整个项目的过程对于国家电网实验室来说,均处于隐蔽的状态,管理层无法获知供应商是如何运行项目以及项目的运行效益如何,对于其有效管控整个企业业务运行造成威胁。

最后,项目运行过程中总会产生各种各样的文档,这些文档属于项目的知识沉淀,对于国家电网实验室来说是一笔非常宝贵的精神财富,但是由于项目外包给给供应商,这些知识文档均零散地分布在供应商手中,想要收集起来非常难。

解决方案
针对国家电网实验室管理上遇到的问题,8Manage 以产品极高的功能吻合度提供了有针对性的解决方案。借助8Manage ERPII系统先进的信息化管理手段,国家电网实验室打通了商务管理与项目管理流程,实现了外包项目的规范化管理,项目进度、项目费用、项目成果、项目文档均得到有力管控,带来了企业管理效益的提升。

商务与项目一体化管理,财务工作及时到位。为帮助国家电网实验室解决管理中存在的问题,8Manage ERPII系统提供了涵盖客户合同管理、项目管理、供应商合同管理等几大模块的一体化解决方案,打通商务管理和项目管理流程,在统一的平台上实现商务和项目的一体化管理。通过合同预算与实际费用功能,国家电网实验室可以在系统中实时登记合同费用预算、收入预算及项目实际费用,自动统计合同费用余额,实现项目费用的实时把控。同时,财务人员还可以登录系统实时查看发票开具、应收付款进度,获知哪些合同未开具发票、尚未收付款款项,实时开展相应的财务工作。

实时跟进项目实施情况,项目进度了然于胸。针对外包商手中项目无法监控的情况,8Manage ERP系统为国家电网实验室提供了一个强有力的项目管理流程,从创建项目,到制定项目计划、规划工期、指派负责人、分配项目预算,可交付成果审核等项目计划行为,成功把握项目的全过程,借助甘特图、项目进度反馈、指标管理等指标以及“我的项目”组件、项目WBS、项目概览、报表等项目日常监控工具,国家电网实验室外包给供应商的项目不再遮遮掩掩,项目实施情况一目了然,管控力度得到加强。

项目资料集中管理,项目知识沉淀得以保存。对于分散在各外包商手中的项目资料,8Manage 支持文档库管理功能,对项目相关文件进行统一收集和分类管理,并通过严格的文档权限控制,确保项目文件的安全。同时,8Manage 还支持项目模板管理,将国家电网实验室以往优秀的项目管理实践以模板的形式固化下来,让项目知识沉淀得以保存以及传承。上线 8Manage ERPII 系统后,国家电网实验室原本散乱的项目资料得到井然有序的保存,并有迹可循,促进项目管理知识的传承。

上线 8Manage ERPII 系统后,国家电网实验室外包项目得到规范化的管理,项目文档资料也得以规范化地存放,客户和供应商合同也均在自己的轨道有序地运行,企业运行效率得到了极大的提升。接下来,相信在 8Manage 的继续协助下,国家电网实验室一定能够在科技创新方面取得更多的突破,引领行业技术前沿。


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